Sie suchen einen Anbieter, der sich mit Messe- und Kongress-Management auskennt. Kompetent muss er sein. Aber auch individuell und persönlich genug, um sich auf Ihre speziellen Fragestellungen einzustellen. KMB hat beides: das Handwerkszeug, Ihnen viel Arbeit abzunehmen aber auch das Einfühlungsvermögen, Sie maßgeschneidert zu betreuen. Wir sprechen über Ihre Bedürfnisse und Sie bestimmen den Umfang der Leistungen.
Ab 01.01.2023 konzentrieren wir unsere Arbeit auf die Beratung bei der Planung von Tagungen.
Nach 30 Jahren Kongress- und Ausstellungsorganisation, in denen wir in verschiedenen wirtschaftlichen Modellen in eigener wirtschaftlicher Verantwortung, über Pachtverträge oder auf Honorarbasis eine Vielzahl von Tagungen betreut und realisiert haben, haben wir einen großen Fundus an Erfahrungen sammeln können.
Wir ändern jetzt die Betriebsstruktur mit dem Fokus auf die konzeptionelle Arbeit. Das operative Management realisieren wir je nach Aufgabenbereich mit unseren Partnern:
Innere Medizin und Orthopädie
Yvonne Bodden
medical event solutions GmbH
Birkbuschstr. 18
12167 Berlin
Tel. +49 30 700 789 50 | Fax +49 30 700 789 52
Mobil: +49 151 59000095
www.mes-berlin.com | info@mes-berlin.com
Amtsgericht Berlin | HR 10 1161 B
Geschäftsführerin: Yvonne Bodden
Gefäßmedizin
Daniel M. Metzler
wikonect GmbH
Hagenauer Strasse 53
65203 Wiesbaden
Tel.: +49 611 204809 12 | Fax: +49 611 204809 10
www.wikonect.de | daniel.metzler@wikonect.de
Amtsgericht Wiesbaden | HRB 23513
Geschäftsführer: Daniel M. Metzler
Konzeption und Planung
Planung ist nicht alles. Aber ohne Planung ist alles nichts. KMB ist für Sie da. Vom ersten konzeptionellen Briefingsgespräch über die Budgetplanung bis zur Endabrechnung.
- Abstimmung einer Organisationsstruktur unter Einbeziehung aller Gremien
- Beratung bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzeptes und des Zeitrahmens
- Budgetplanung/(Zwischen-)Finanzierung/Kostenkontrolle unter Berücksichtigung aller steuerlichen Vorgaben
- Koordination der Terminplanung
- Eignungsprüfung von Veranstaltungsorten und Abschluss der Verträge mit Veranstaltungszentrum/Hotel
- Ausschreibung aller Dienstleistungen und Koordination der Vertragsabschlüsse
- Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben
Kongressmarketing
Ein gezieltes und professionelles Kongressmarketing ist das Herzstück einer erfolgreichen Veranstaltung. Gerne übernehmen wir die Erstellung eines Plans für die Presse- und Marketingarbeit.
- Erstellung eines Marketingkonzepts zur Gewinnung von Teilnehmern, Sponsoren und Multiplikatoren
- Erstellung eines Marketingplans zur Ankündigung der Veranstaltung in den verschiedenen Medien und Kongresskalendern
- Erstellung und Optimierung eines Adressverteilers zur Umsetzung aller Marketingaktivitäten wie Postversand und gezieltes Online-Marketing
- Aufbau und aktive Pflege einer Kongress-Homepage einschl. Verlinkung mit Kooperationspartnern
- Versand von Kongress-Newslettern und regelmäßigen Up-dates
- Konzeption von Werbemaßnahmen bei verwandten Fachkongressen
- Medienkooperationen mit fachbezogenen Zeitschriften
- Organisation der Pressekonferenzen
- Einbindung von Social Media
Location-Scouting, Infrastruktur
Die professionelle Organisation und die Bereitstellung einer ganzheitlichen, bewährten Infrastruktur entscheiden über den reibungslosen Ablauf. Nutzen Sie die KMB Erfahrung von über 20 Jahren.
- Auswahl von geeigneten Tagungsräumlichkeiten
- Bereitstellung einer technisch hochwertigen Infrastruktur
- Anmietung der AV-Kommunikationstechnik für Vorträge und Live-Übertragungen
- Posterpräsentationen print oder digital
- Schaffung von Kommunikationsforen für kleine Diskussionsgruppen
- Einrichtung von Medienzentren und Nachrichtenbörsen
- Auswahl von Pausencatering mit regionalem Speiseangebot
- Gestaltung/Montage der Wegweisung und Beschilderung
- Einsatzplanung des gesamten Personals
- Einholung aller erforderlichen Genehmigungen
- Erstellen der Ablaufpläne/Regiepläne
- Kongressleitung vor Ort, Koordination aller Leistungen Dritter
Teilnehmerregistrierung
Ihre Kunden sind bei KMB in besten Händen. Unser Aufgabenspektrum reicht von der Registrierung der angemeldeten Teilnehmer bis zur Bereitstellung aller Unterlagen am Registrierungscounter.
- Registrierung der Teilnehmer inkl. Umbuchungen/Stornierungen
- Inkasso aller Gebühren einschl. Mahnverfahren, Einrichten eines treuhänderisch verwalteten Kontos und Abrechnung aller Einnahmen
- Erstellen von Teilnehmer- und Buchungslisten
- Versand der Teilnahmebestätigungen in Deutsch und Englisch
- Erstellung der Namensschilder
- Beantragung und Koordination der Zertifizierung
- Einrichtung des Kongressbüros/Registrierungscounters vor Ort und Neu-Registrierung nicht angemeldeter Teilnehmer mit Inkasso
Referenten-Management
Referenten sind ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung. Die entsprechenden Wünsche müssen gehört, verstanden und umgesetzt werden. Nur das sichert nachhaltigen Erfolg.
- Versand der Einladungen an die Referenten
- Führen der Korrespondenz mit den eingeladenen Referenten zur Übernahme von Vorträgen und Vorsitz
- Registrierung und Hotelbuchung
- Koordination der organisatorischen und technischen Anforderungen für die Präsentation von Vorträgen
- Abstimmung und Umsetzung der Vorgaben der Ärztekammern zu evtl. Interessenskonflikten
- Unterstützung bei der Reiseplanung
- Persönliche Betreuung vor Ort
- Abrechnung der Reisekosten
Abstraktverwaltung, Programmplanung
Die Vortragenden reichen ihre Vorträge online ein. Den Rest übernimmt KMB: Bereitstellung zur Begutachtung, Korrespondenz und Aufbereitung für den weiteren Einsatz.
- Bereitstellung eines Online-Portals zur Einreichung von Abstrakts
- Registrierung der eingereichten Beiträge und Aufbereitung für die Begutachtung
- Koordination der Begutachtung online oder per Mail nach ausgewählten Kriterien
- Technische Unterstützung bei der Erstellung des wissenschaftlichen Programms
- Benachrichtigung der Autoren über die Zulassung unter Angabe der Daten für die Präsentationen von Benachrichtigung der Autoren über die Zulassung unter Angabe der Daten für die Präsentationen von Vorträgen oder Postern
- Aufbereitung der Abstrakttexte für die Erstellung Abstraktband und Hauptprogramm print oder digital
Ausstellung, Sponsoring
Die Erarbeitung einer Ausstellungskonzeption ist die Basis professioneller Betreuung. Daher übernimmt KMB auf Wunsch auch die wirtschaftliche Trägerschaft.
- Erarbeitung einer Ausstellungskonzeption und Übernahme der wirtschaftlichen Trägerschaft für den gesamten gewerblichen Bereich
- Übernahme der Akquisition einschließlich der Erstellung der dafür erforderlichen Planungsunterlagen auf Grundlage unserer medizinisch / pharmazeutischen Kundendatenbank
- Akquisition von Sponsorengeldern und Betreuung der Sponsoren
- Akquisition von Firmenworkshops und Einbindung in das Kongressprogramm
- Abstimmung und Umsetzung der firmenspezifischer Marketingkonzepte zur Optimierung der Präsentation von Produkten und Dienstleistungen
- Organisatorische Bearbeitung des technischen Bereichs der Fachausstellung wie Erstellung technischer Unterlagen zur Vermittlung sämtlicher mit der Inbetriebnahme der Ausstellungsstände verbundenen Dienstleistungen
- Gestaltung eines ansprechenden Ausstellungsareals
- Angebot von gastronomischem Pausenservice
Hotelreservierung
KMB Full-Service auf Wunsch: Wir sondieren Hotels, Preise, Kategorien und verhandeln Stornierungs- und Reservierungsbedingungen in Ihrem Auftrag.
- Erstellung eines Konzepts
- Kalkulation und Durchführung von Begrüßungsabend, Gesellschaftsabend, Referenten-Essen
- Auswahl geeigneter Lokalitäten
- Zusammenstellung eines Regieplanes mit ausgewählten Künstlerprogrammen, Gastvorträgen und musikalischer Begleitung
- Auswahl eines auf den Anlass abgestimmten Menü- oder Buffetangebotes
- Ausgestaltung der Räumlichkeiten mit Lichtdesign und Dekorationselementen
- Veranstaltungsregie
- Ausarbeitung von Tourenvorschlägen, Aktionsprogrammen und Führungen rund um den Veranstaltungsort
- Begleitung von Touren und Transfers
Rahmenprogramme
Ein attraktives gesellschaftliches Rahmenprogramm macht den Kongress erst einzigartig. Es liefert die Geschichten und die Emotionen, an die man sich noch lange und gern erinnert.
- Einholen der Kontingente in verschiedenen Preiskategorien
- Vereinbarungen mit den Hotels über Kontingente und Konditionen
- Überwachung der Stornierungsbedingungen
- Bereitstellung der Reservierungsmöglichkeiten
Gestaltung Drucksachen
Wir kümmern uns um Ihren Auftritt im Markt. Gemeinsam mit erfahrenen Marken-Gestaltern und Kommunikationsdesigner macht das erfahrene KMB-Team Ihre Veranstaltung zum Gesicht in der Menge.
- Entwurf des Corporate Design (Drucksachen und Webseite) für jede Tagung, um die Veranstaltung konsequent als Marke im Wettbewerb mit anderen Fortbildungsveranstaltungen zu platzieren
- Entwurf und Produktion der Ankündigung, Vor- und Hauptprogramm, Plakat, Transparente
- Koordination/Erstellung von Geschäftspapieren/Sonderdrucksachen
- Anzeigenverkauf