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Professionelles Projektmanagement – zugeschnitten auf ihren Bedarf

Sie kennen sicherlich das gute Gefühl eines kräftigen Händedrucks zur Begrüßung oder die Entspannung, wenn ein herzliches Lachen ein ernstes Gespräch auflockert. Der Mensch ist eben nicht nur rational gesteuert, ganz oft entscheiden unsere Sinne – das Sehen, Hören, Riechen, Fühlen und Schmecken – wie wir eine Sache beurteilen, da unsere Kommunikation immer auf Wahrnehmung des gesamten, komplexen Umfelds basiert.

Bei Messen, Tagungen und Kongressen ist es ebenso. Ohne so richtig zu wissen warum, fanden wir die eine Veranstaltung langweilig und ohne Atmosphäre, während eine zweite neue Horizonte aufzeigte, völlig neue Töne anschlug und ganz nebenbei für anregende Begegnungen sorgte.

Um einen Kongress erfolgreich zu machen, bedarf es mehr als gut lesbarer Charts auf der Leinwand. Dazu gehören unzählige Details, von der ansprechenden Einladung und persönlichen Begrüßung über eine themen­orientierte Raumplanung und klare Akustik bis hin zu den bleibenden Eindrücken eines ansprechenden Rahmenprogramms.

Der Unterschied zwischen einer guten und einer sehr guten Veranstaltung liegt im Detail. Das Rezept ist die gekonnte Präsentation Ihres Tagungsprogramms durch das gut inszenierte Zusammenspiel aller gestalterischen und technischen Komponenten. Werkzeuge und Zutaten hierfür sind bei uns vorhanden: Checklisten, Organisationshilfen, individuelle Softwarelösungen genauso wie bewährte Budgetplanungs- und Finanzierungs­systeme. Die wichtigste Zutat ist jedoch unser Team, das mit Erfahrung und viel Engagement dafür sorgt, dass Ihre Veranstaltung zu einem ganz besonderen Highlight wird.

In diesem Sinne freuen wir uns auf ein Gespräch mit Ihnen.

Herzlichst Ihre Sabine Lentzsch

Konzeption und Planung

Konzeption / Budgetplanung / Veranstaltungsplan
  • Abstimmung einer Organisationsstruktur unter Einbeziehung aller Gremien
  • Beratung bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzeptes und des Zeitrahmens
  • Budgetplanung/(Zwischen-)Finanzierung/Kostenkontrolle unter Berücksichtigungaller steuerlichen Vorgaben
  • Koordination der Terminplanung
  • Eignungsprüfung von Veranstaltungsorten und Abschluss der Verträge mit Veranstaltungshaus/Hotel
  • Ausschreibung aller Dienstleistungen und Koordination der Vertragsabschlüsse
  • Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben
   

Organisation

Ablauforganisation / Infrastrukturplanung
  • Auswahl von geeigneten Tagungsräumlichkeiten
  • Bereitstellung einer technisch hochwertigen Infrastruktur für einen reibungslosen Kongressablauf
  • Gestaltung von Posterpräsentationsflächen
  • Schaffung von Kommunikationsforen für kleine Diskussionsgruppen
  • Einrichtung von Medienzentren und Nachrichtenbörsen
  • Auswahl von Pausencatering mit regionalem Speiseangebot
  • Gestaltung/Montage der Wegweisung und Beschilderung
  • Einsatzplanung des gesamten Personals
  • Erstellen der Ablaufpläne/Regiepläne
  • Kongressleitung vor Ort, Koordination aller Leistungen Dritter
   
Teilnehmerregistrierung
  • Registrierung der Teilnehmer inkl. Umbuchungen/Stornierungen
  • Inkasso aller Gebühren einschl. Mahnverfahren, Einrichten eines treuhänderisch verwalteten Kontos und Abrechnung aller Einnahmen
  • Erstellen von Teilnehmer- und Buchungslisten
  • Versand der Teilnahmebestätigungen in deutsch und englisch
  • Erstellung der Namensschilder
  • Beantragung und Koordination der Zertifizierung
  • Zusammenstellen der persönlichen Kongressunterlagen für alle Teilnehmer
  • Einrichtung des Kongressbüros/Registrierungscounters vor Ort und Neu-Registrierung nicht angemeldeter Teilnehmer mit Inkasso
   
Referentenbetreuung
  • Versand der Einladungen an die Referenten
  • Registrierung und Hotelbuchung
  • Koordination der organisatorischen und technischen Anforderungen
  • Unterstützung bei der Reiseplanung
  • persönliche Betreuung vor Ort
  • Abrechnung der Reisekosten
   
Abstraktverwaltung
  • Bereitstellung der Online-Einreichung für Abstrakts
  • Registrierung der eingereichten Beiträge und Aufbereitung für die Begutachtung
  • Koordination der Begutachtung online oder per Mail nach ausgewählten Kriterien
  • Technische Unterstützung bei der Erstellung des wissenschaftlichen Programms mit anschließender Korrespondenz mit den Autoren und eingeladenen Referenten
  • Aufbereitung der Abstrakttexte für die Erstellung des Abstraktbandes
   
Ausstellungsorganisation / Sponsoring
  • Erarbeitung einer Ausstellungskonzeption und Übernahme der wirtschaftlichen Trägerschaft für den gesamten gewerblichen Bereich
  • Übernahme der gesamten Akquisition einschließlich der Erstellung der dafür erforderlichen Planungsunterlagen auf Grundlage unserer medizinisch / pharmazeutischen Kundendatenbank
  • Akquisition von Sponsorengeldern und Betreuung der Sponsoren
  • Akquisition von Firmenworkshops und Einbindung in das Kongressprogramm
  • Organisatorische Bearbeitung des gesamten technischen Bereichs der Fachausstellung wie Erstellung technischer Unterlagen zur Vermittlung sämtlicher mit der Inbetriebnahme der Ausstellungsstände verbundenen Dienstleistungen
  • Gestaltung eines ansprechenden Ausstellungsareals
  • Angebot von gastronomischem Pausenservice
   
Rahmen- / Gesellschaftsprogramm
  • Erstellung eines Konzepts für ein attraktives gesellschaftliches Rahmenprogramm – auch das macht den Kongress einzigartig
  • Kalkulation und Durchführung von Begrüßungsabend, Gesellschaftsabend, Referenten-Essen
    • Auswahl geeigneter Lokalitäten
    • Zusammenstellung eines Regieplanes mit ausgewählten Künstlerprogrammen, Gastvorträgen und musikalischer Begleitung
    • Auswahl eines auf den Anlass abgestimmten Menü- oder Buffetangebotes
    • Ausgestaltung der Räumlichkeiten mit Lichtdesign und Dekorationselementen
    • Veranstaltungsregie
  • Ausarbeitung von Tourenvorschlägen, Aktionsprogrammen und Führungen rund um den Veranstaltungsort
  • Begleitung von Touren und Transfers
   
Hotelreservierung
  • Einholen der Kontingente in verschiedenen Preisekategorien
  • Vereinbarungen mit den Hotels über Kontingente und Konditionen
  • Überwachung der Stornierungsbedingungen
  • Bereitstellung der Reservierungsmöglichkeiten
   

Medien und Marketing

Presse / Marketing / Internetauftritt
  • Erstellung eines Marketingplans zur Ankündigung der Veranstaltung in den verschiedenen Medien und Kongresskalendern
  • Erstellung eines Adressverteilers für Versandaktionen
  • Aufbau und aktive Pflege einer Kongress-Homepage einschl. Verlinkung mit Kooperationspartnern
  • Koordination des gesamten Internetauftritts
  • Konzeption von Werbemaßnahmen bei verwandten Fachkongressen
  • Medienkooperationen mit fachbezogenen Zeitschriften
  • Organisation der Pressekonferenzen
   
Drucksachen und Versand
  • Entwurf des Corporate Design (Drucksachen und Webseite)
  • Koordination von Entwurf und Produktion der Ankündigung, Vor- und Hauptprogramm, Plakat, Transparente
  • Koordination/Erstellung von Geschäftspapieren/Sonderdrucksachen
  • Anzeigenverkauf
  • Koordination aller Versandaktionen
  • Pflege der Adressen