Konzeptionelle Beratung

Beratung bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, Strukturierung des Tagesprogramms, Erarbeitung eines thematisch abgestimmten Kommunikationskonzepts in Verbindung mit der Entwicklung eines Raum-Zeitplans zur optimalen Umsetzung der Veranstaltungsziele, Verpflichtung der Referenten, Teilnehmerakquisition und Kongressmarketing, Erstellung von Sponsorenkonzepten.


Budgetplanung/ Finanzierung

Planung des Gesamtbudgets mit Etatfortschreibung und Budgetkontrolle, Erstellen von Finanzierungsplänen, Vorfinanzierung der Kosten, Verbuchung und Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben über ein Sonderkonto, Ausschreibung aller Leistungen Dritter und Abschluss der Verträge, Übernahme der wirtschaftlichen Trägerschaft.


Drucksachen/ Pressearbeit

Beratung bei der Gestaltung und Produktion sämtlicher Drucksachen, Übernahme der Fertigung von Programmen und Katalogen, Abwicklung von Mailings, Mediaplanung und Anzeigenschaltung, Presseveröffentlichungen, Pressekonferenzen, Interviews.


Veranstaltungsorganisation

Erstellung aller Organisations- und Ablaufpläne, Termin- und Personalplanung, Bereitstellung der gesamten Veranstaltungs- und Kommunikationstechnik, CAD-Zeichnungen der Bestuhlungs- und Bühnenpläne, Auftragsvergabe für Dekoration und Beschilderung, Koordination der technischen Abwicklung, Veranstaltungsleitung.


Teilnehmerregistrierung

Vor- und Neuregistrierung der Teilnehmer entsprechend der neusten technischen Standards, individuelle mehrsprachige Korrespondenz, Bestätigung der Registrierung aller Buchungen zum Kongress- und Rahmenprogramm, treuhänderisches Inkasso der Teilnehmergebühren, Reservierung von Hotelzimmern, Einrichtung eines Registrierungscounters für die Dauer des Kongresses und Besetzung durch mehrsprachiges Team.


Küche und Kommerz

Gastronomie als Bestandteil des gesamten Veranstaltungskonzepts. Auswahl von geeigneten Catering-Partnern, Gestaltung der kulinarischen Angebote für Kongress- und Rahmenprogramme je nach Jahreszeit, Personenzahl und Anlass: Kaffeepausen, Business-Lunch, Empfänge und Galadiners.


Highlights

Der Kongress als gesellschaftliches Ereignis, der Kongressort als Attraktion. Konzeption und Realisierung des gesamten Begleitprogramms von der Eröffnungsmusik bis zum außergewöhnlichen Abendprogramm.


Industrie- und Fachmessen

Entwicklung eines Nutzungskonzepts der Ausstellungsflächen unter Berücksichtigung des Budgetrahmens, Festlegung eines Quadratmeterpreises unter Berücksichtigung der Marktlage, Akquisition der Aussteller, Bereitstellung aller Planungsunterlagen, organisatorische Bearbeitung des gesamten technischen Bereichs mit Abwicklung aller erforderlichen Genehmigungsverfahren, Vertragsschluss mit Zulieferfirmen für Messebau und technische Installationen, Koordination des Auf- und Abbaus sowie Ausstellungsleitung, Gesamtberechnung des Projekts.